Module Doc¶
/!\ Documentations en cours de rédaction/modification
Note de l'auteur
Les captures d'écran ont été réalisées en environnement Linux / Gnome / Firefox. Les différences d'interprétation et d'affichage liées aux versions de navigateurs et de systèmes d'exploitation peuvent engendrer une mise en page ou un affichage légèrement différent de votre environnement.
Présentation¶
L'utilisation de ce module est assez simple car elle repose sur des concepts communs utilisés dans la plupart des sytèmes d'exploitations, la documentation proposée sera donc basique.
Pensé pour le travail collaboratif, le module Gestion de Documents (GED) permet le dépôt et le partage de documents, et propose un système de validation avant publication.
Le module permet de créer une arborescence multi-niveau de dossiers incluants des fichiers. Les dossiers peuvent être personnels, partagés ou publics.
Le dossier racine est la base de toute l'arborescence de la Gestion de Documents d'une plateforme Ploopi.
Interface¶
: Ramène à la racine de l'arborescence du module Gestion de Documents
: Création d'un nouveau dossier dans le répertoire courant
: Ajout d'un nouveau fichier dans le répertoire courant
Exemple d'ajout d'un nouveau fichier dans un dossier :
: Accéder à la fonction "Recherche" du module Gestion de Documents
Exemple de recherche dans la Gestion de Documents :
: Rappel de la légende
: Modification du dossier courant
: Téléchargement du fichier au format ZIP
: Téléchargement du fichier tel quel
: Modification du dossier / fichier
: Suppression du dossier / fichier
Type de dossier¶
Le module Gestion de Documents permet de créer des dossiers de différents types :
- Public
- Personnel
- Partagé
Un dossier Public est visible par tous les utilisateurs du portail qui ont accès au module.
Un dossier Personnel est visible uniquement par son propriétaire
Un dossier Partagé est visible par plusieurs utilisateurs présélectionnés. Ce choix peut être effectué à l'aide d'une fonctionnalité supplémentaire qui apparaît uniquement lorsque le dossier est partagé.
Administration¶
L'interface de gestion des parsers permet de définir la liste des outils qui permettent au module d'extraire le contenu des fichiers en fonction du type de contenu.
Ces outils sont très importants si vous souhaitez utiliser la recherche intégrale. Ce sont ces outils qui permettent par exemple d'indéxer le contenu d'un document PDF, MS Word ou OpenDocument.
L'interface d'indexation des documents permet de forcer une ré-indexation complète des documents du module Gestion de Documents.
Il n'est normalement pas utile d'utiliser cette fonctionnalité car les documents sont indexés automatiquement lors de leur ajout.
Cependant, si un nouveau parser est ajouté, il peut être utile de réindexer la base documentaire.
L'outil Statistiques permet d'avoir une vue d'ensemble des documents du module Gestion de Documents. Par exemple, le nombre de fichiers et de mots indexés. Ou bien, la taille des mots utilisés (nombre de caractères), leurs fréquence, etc.