Module Doc (GED – Gestion Électronique de Documents)¶

Le module Doc vous permet de stocker, archiver, indexer et partager des documents de toute nature directement dans Ploopi.

Prérequis¶

Dans cette documentation nous utilisons indifféremment dossier ou répertoire pour désigner un conteneur d'objet. Cette document fait en outre un usage intensif du terme «objet» qui désigne indifféremment un dossier/répertoire ou un document (aussi appelé fichier dans cette documentation).

Le terme arborescence désigne la structure des répertoires qui composent d'organisation des données stockées dans le module Doc.

Présentation de l'explorateur¶

A. La barre d'emplacement¶

La barre d'emplacement présente la position courante de l'explorateur de fichiers par rapport au Dossier Racine de l'espace de travail courant.
En cliquant sur les noms de répertoires vous pouvez vous déplacer dans l'arborescence.

B. La barre de propriétés du répertoire courant¶

Cette barre présente les propriétés du répertoire courant :

• Nom du dossier et type de partage
• Propriétaire : nom de l'utilisateur Ploopi ayant créé le répertoire
• Partages : liste des utilisateurs autorisés à accéder à ce répertoire
• Validateurs : liste des utilisateurs autorisés à valider les opérations sur le répertoire

C. La liste des documents¶

Le tableau des documents présente les objets présents dans le répertoire courant en cinq colonnes *1 *:

• Nom : nom de l'objet (répertoire ou document)
• Taille
  • pour les répertoires : nombre d'objet(s) qu'il contient
  • pour les documents : taille en (kilo)octets
• Propriétaire : nom de l'utilisateur Ploopi propriétaire de l'objet
• Espace : espace d'origine de l'objet
• Date / Heure : date et heure de création de l'objet dans le module
• Action : ensemble des actions possibles sur l'objet

Les icônes désignant les types d'objets 2

• dossier public : dossier accessible par tous en lecture / écriture
• dossier public en lecture seule : dossier accessible à tous en lecture et en écriture par son seul propriétaire
• dossier partagé : dossier accessible à un ensemble restreint d'utilisateurs
• dossier partagé en lecture seule : dossier accessible à une ensemble restreint d'utilisateurs et dont les droits en écriture sont aussi restreints.

Voir l'aide.

Les actions sur les objets 3

• 3a télécharger l'objet sous forme d'une archive .ZIP
• 3b télécharger l'objet au format d'origine
• 3c voir/modifier les propriétés de l'objet
• 3d supprimer l'objet

La barre de boutons¶

La barre de boutons du module GED se décompose ainsi :

Elle permet les principales actions qu'offre le module Doc. Leurs fonctions sont détaillées ci-dessous.

Bouton 1 : Aller au Dossier Racine¶

Ce bouton vous permet de vous rendre au dossier racine du module GED de l'espace de travail dans lequel vous vous trouvez. Ce «__Dossier Racine__» est le point de départ de l'arborescence des documents auxquels vous avez accès dans l'espace dans lequel vous vous trouvez.

Note
Si vous avez accès à plusieurs Espaces de Travail, chacun d'entre eux dispose de son propre Dossier Racine.

Bouton 2 : Créer un Nouveau Dossier¶

Créer un nouveau dossier permet d'organiser l'arborescence de votre module Doc pour y stocker des fichiers en créant un répertoire dans le répertoire courant.

Info
Si le bouton de création d'un nouveau dossier est grisé, c'est que vous n'avez pas le droit de créer un nouveau dossier dans le répertoire courant.Ces droits sont attribués par l'administrateur du portail.

• nom du dossier Donnez un nom à votre dossier
• type de dossier
  • Personnel : vous et vous seul aurez accès à ce dossier.
  • Partagé : vous pouvez choisir de partager ce dossier avec d'autres utilisateurs que vous choisissez
  • Public : le dossier sera accessible à tous les utilisateurs de l'espace de travail
• conteneur en lecture seule : le répertoire ne pourra être alimenté que par vous
• contenu en lecture seule : les documents contenus dans le répertoire ne pourront être modifiés que par vous
• commentaire : vous pouvez commenter votre dossier

Bouton 3 : Ajouter des documents¶

La commande de création d'un nouveau fichier permet d'ajouter des fichiers au module GED dans le dossier où vous vous trouvez. Vous pouvez ajouter jusqu'à cinq fichiers simultanément.

Attention !
Les indications de tailles maximales...
Taille maxi autorisée par fichier : *16384 ko*
Taille maxi autorisée par envoi : *16384 ko*
... vous permettent de connaître les tailles autorisées par envoi et par fichier. Si le total de votre envoi doit dépasser la valeur maximale, votre envoi sera refusé et vous devrez l'effectuer en plusieurs fois.

• sur mon poste : les documents que vous allez ajouter au répertoire courant proviennent de votre ordinateur
• sur le serveur : les documents que vous allez ajouter au répertoire courant sont déjà sur le serveur
• fichiers : vous pouvez envoyer jusqu'à cinq fichiers simultanément. Cliquez sur parcourir pour choisir le fichier que vous souhaitez ajouter.
• commentaires: pour chacun des fichiers vous pouvez ajouter un commentaire

Info
Les commentaires que vous ajoutez aux documents sont utilisés pour améliorer leur indexation au sein de la base de données des mots-clefs. N'hésitez pas à expliciter avec quelques mots pertinents le contenu du document.

Bouton 4 : Rechercher des documents¶

Le module Doc est doté d'une fonction de recherche de document qui s'appuie sur l'indexation de leur contenu textuel au moment de son ajout au module.

Pour la recherche simple :

• nom / mots-clés : mot-clé ou nom du fichier recherché

Pour la recherche avancée :

• nom / mots-clés : mot-clé ou nom du fichier recherché
• type : vous pouvez préciser le type de document que vous rechechez
• propriétaire : vous pouvez préciser le nom du propriétaire du document que vous recherchez
• espace : lorsqu'un module GED est partagé entre plusieurs espaces de travail, vous pouvez préciser dans quel espace
• date : choisissez un intervalle de dates pour limiter la recherche aux documents d'une période précise

Note
Les documents de type textuel ou contenant des éléments textuels (traitements de texte, tableurs, documents RTF, XML, HTML, PDF ou textes bruts, ...) déposés dans un module GED sont automatiquement indexés par l'outil de recherche* intégré.

Bouton 5 : Aide¶

Ce bouton vous donne accès à la légende qui vous rappelle la signification des différents pictogrammes présents dans le module GED.